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Text File  |  1991-05-11  |  11KB  |  261 lines
  1. _______________________________________________
  2. ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓  W G Software Company ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  3.                     POB 3829
  4.                Austin Texas 78764
  5.                  (512) 288-1305
  6. ▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓▓
  7.  
  8.  
  9. This guide will cover some of the basics you need to use the
  10. Tenant File.  Since the program is practical and menu driven, you
  11. should be able to get started right away.
  12.  
  13. Still, this guide will not come anywhere close to the helpful
  14. manual that comes with registration.  The Tenant File has many
  15. hidden time saving features and conveniences that are outlined in
  16. the complete, easy to read manual.  You'll be able to unleash the
  17. full power of the Tenant File, and the full potential of your
  18. rental management business.
  19.  
  20. With your registration, you also get access to our periodic
  21. updates and registered user discounts.
  22.  
  23.  
  24.  
  25.  
  26. ***********************  THE MAIN MENU ***********************
  27.  
  28. Here are the options you will see at the Main Menu and a brief
  29. explaination of each:
  30.  
  31. The MAIN MENU is where you both enter and exit the Tenant File. 
  32. To make a selection on this and all other menus, just type the
  33. number next to your choice. (Some other entries may require that
  34. you press `ENTER' or `RETURN' after typing your selection.)
  35.  
  36. Here is a short description of your choices:
  37.  
  38. 1. NEW PROPERTY SETUP - Use only when setting up a property for
  39. the very first time.  You will be asked all pertinent information
  40. concerning the property (ie. address, tenant info, owner, lease,
  41. deposit, rent, etc.).
  42.      
  43. 2. TENANT LEDGERS - The  most often used part of the Tenant File
  44. will be this selection.  You will be shown a ledger of your 
  45. choice.  It will display all tenant, owner, and property
  46. information available, along with all financial transactions that
  47. have been posted to the ledger.  Additional transactions may be
  48. posted and existing postings may be corrected or deleted.
  49.  
  50. 3. PRINT REPORTS - Other menus will guide you to select one of
  51. many reports available.  Alphabetized tenant lists and tenants
  52. statements, and income/expense summaries are included.
  53.  
  54. 4. AUTOMATIC POSTING -  You can have the computer automatically
  55. charge each tenant with their monthly rent or auto post any
  56. ledger category.  You additionally have the option to charge a
  57. percentage of rent or current balance due, a flat fee, or the
  58. management fee you set up in each ledger.
  59.  
  60. 5. QUICK POSTING MENU - Use this to post new transactions quickly
  61. to the tenant ledgers while a posting journal is automatically
  62. printed as you go.  Several time saving features make it easy.
  63.  
  64. 6. MISCELLANEOUS MENU - You can search for outstanding rents,
  65. deposits, and other expenses by selecting this. Also, you can
  66. find expired leases, group and total properties by owner name,
  67. print messages, close the year and print mailing labels, or edit
  68. company information and ledger codes.
  69.  
  70. 7. INACTIVE FILES - When a property becomes VACANT, the Tenant
  71. File will automatically transfer the old tenant and all pertinent
  72. information to an `inactive file' so that you may begin with the
  73. new tenant.  This important feature allows you to concurrently
  74. maintain histories of all past and present tenants in detail. 
  75. You can even post new transactions to an inactive tenant ledger,
  76. which is very helpful in a situation where the tenant is making
  77. payments on back rent owed.
  78.  
  79. 8. EXIT PROGRAM - This takes you out of the TENANT FILE PROGRAM
  80. and back to the computer operating system.  Your data is saved.
  81.  
  82.  
  83.  
  84. INSIDE THE TENANT LEDGER
  85.  
  86. Here are the selections you'll see while inside the TENANT
  87. LEDGER, which is #2 at the MAIN MENU. 
  88.  
  89. (D)isplay,(E)xit,(F)eatures,(I)nfo,(L)edger,(M)sg,(O)wner,(P)rint 
  90.  
  91. D - display another ledger by property number, address, tenant or 
  92.     owner                                                        
  93. E - return to MAIN MENU                                          
  94. F - add, edit, display, or print property features               
  95. I - add or correct any of the tenant or owner information shown  
  96.     at the top of the screen                                     
  97. L - add, correct, delete, or insert ledger postings              
  98. M - allows you to add two special notes to appear on screen with 
  99.     this ledger.                                                 
  100. O - switches to the Owner ledger for this same property.  When   
  101.     viewing the Owner Ledger, this selection becomes (T)enant,   
  102.     which will allow you to switch back to the Tenant Ledger     
  103. P - print a statement on this tenant or owner                    
  104.  
  105. Page Up     - Display previous screen of ledger transactions
  106. Page Down   - Display next screen of ledger transactions
  107. Home        - Display first screen of ledger transactions
  108. End         - Display last screen of ledger transactions
  109. Right arrow - Move ahead one property number
  110. Left arrow  - Move back one property number                      
  111.  
  112.  
  113.  
  114. REPORT PRINTING
  115.                          
  116. Here are the selections you'll see at the REPORT PRINTING MENU
  117. which is #3 at the MAIN MENU:
  118.  
  119. 1    VACANCY REPORT  
  120.  
  121.      List all properties you have made `vacant' by changing the
  122.      tenant's name to VACANT. This also transfers the old tenant
  123.      info to the INACTIVE FILE.
  124.  
  125. 2    TENANT/OWNER LISTING
  126.      
  127.      Shows all information about the tenants and owners in one
  128.      handy report. Can be sorted various ways.
  129.  
  130. 3    TENANT/OWNER STATEMENTS
  131.  
  132.      Several sort and report options for this accounting
  133.      statement. You select either Tenant or Owner Statement and
  134.      specify date ranges to print.
  135.  
  136. 4    INCOME/EXPENSE SUMMARY
  137.  
  138.      Prints detailed transactions or condensed summary of
  139.      accounting codes with subtotals for each code.
  140.  
  141. 5    PAST DUE NOTICES
  142.  
  143.      You can send your own past due message out to tenants with
  144.      full or partial rent amounts due.
  145.  
  146. 6    TENANT INVOICES
  147.  
  148.      Allows you to print an invoice for rent due even before you
  149.      have actually `charged' them rent through the auto posting.
  150.  
  151. 7    USER DEFINED REPORT
  152.  
  153.      You pick out which information to print out of all
  154.      categories and the Tenant File will do the rest.
  155.  
  156.  
  157. MISCELLANEOUS MENU
  158.  
  159. Additional reports and other choices are selected from here:
  160.  
  161. 1 Search Outstanding Amounts
  162. 2 Search Expired Leases 
  163. 3 Owner Information 
  164. 4 Year End Closing
  165. 5 List Current Messages
  166. 6 Mailing Labels
  167. 7 Company Heading/Printer
  168. 8 Edit Ledger Codes
  169.  
  170.  
  171. Through #7 Change Company Heading you can set up your company
  172. name, which appears at the top of all reports.  Also, at this
  173. time, you may go ahead and enter the income and expense ledger
  174. codes for your transactions, which is selection #8.  The process
  175. is very simple, and we have provided some examples to help you
  176. along.
  177.  
  178. When the MAIN MENU is displayed select #6 (Miscellaneous Menu). 
  179. Next, from the Miscellaneous Menu select #7 (Company Heading). 
  180. Enter your own company information as shown below:
  181.  
  182. (Type new entries or press `Enter' to keep current entry)
  183.  
  184.      Current Entry: Efficient Real Estate Company
  185. Enter COMPANY NAME: *****************************
  186.  
  187.                Current Entry: 1234 Streetname Blvd. 
  188. Enter COMPANY STREET ADDRESS: **********************
  189.                                    
  190.     Current Entry: Houston TX 78704
  191. Enter CITY ST ZIP: ********************** 
  192.  
  193.                   Current Entry: (243) 234-5567
  194. Enter PHONE NUMBER(###) ###-####: **************
  195.  
  196.  
  197. Next, press #8 at the `Miscellaneous Menu' to Edit Ledger Codes. 
  198. These are the income and expense codes you'll be using.  We have
  199. provided examples that you may or may not wish to use.  There are
  200. a few important points to remember when setting up these codes,
  201. so please review them carefully!
  202.  
  203. Do not change a code (other than the spelling) once you have used
  204. it, or you will certainly cause yourself problems.  For example,
  205. if INCOME CATEGORY #1 used to be "RENT RECEIVED" and you changed
  206. it to be "MONTHLY RENT RECEIVED", that is OK, since they mean the
  207. same thing.
  208.  
  209. There are 15 income and 15 expense categories. Each income
  210. category should hav